Офіційний веб-портал
Чернігівської міської ради

Про архівний відділ Чернігівської міської ради

       Архівний відділ Чернігівської міської ради (далі - відділ) є виконавчим органом міської ради без статусу юридичної особи. До його складу входить трудовий архів. Чисельність відділу п’ять посадових осіб місцевого самоврядування. Дві особи відповідають за роботу з документами Національного архівного фонду (далі - НАФ), три – за трудовий архів (далі – ТА).

           Станом на 01.01.2023 у відділі в 862 фондах зберігається 90538 одиниць зберігання. У тому числі: в 81 фонді з документами НАФ – 23055 од. зб., у 781 фонді ТА – 67483 од. зб. З них: із кадрових питань – 61346, тимчасового зберігання – 6137.

        Відділ розташовано у чотирьох приміщеннях площею 674,1 кв. м (вул. Шевченка, 50 Б – 322,1 кв. м; вул. Магістратська, 7 – 18 кв. м; вул. Мстиславська, 8 – 225,5 кв. м; вул. Коцюбинського, 74 – 108,5 кв. м). У тому числі для роботи з документами: НАФ задіяні 194,5 кв. м, ТА – 479,6.

        На виконання делегованих державою повноважень роботу відділу спрямовано на зберігання та використання документів НАФ, що мають місцеве значення, і управління архівною справою та діловодством на території міста. Відповідно до власних (самоврядних) повноважень відділ здійснює централізоване тимчасове зберігання у трудовому архіві архівних документів з кадрових питань юридичних осіб, які припинили свою діяльність, не мали правонаступників та передали документи до міської ради. Відділ зберігає архівні документи постійного строку зберігання міської ради за 1971–2017 роки, районних у місті рад: Деснянської – за 1974-2020 роки, Новозаводської – за 1974-2020 роки, інших юридичних осіб. Списки фондів, списки юридичних осіб – джерел формування НАФ, звіти про роботу, цифровані описи справ постійного зберігання та виставки архівних документів, інша корисна інформація щодо архівної справи і діловодства розміщена у розділі порталу – «Міська рада» – «Структурні підрозділи» – «Архівний відділ» – «Довідкова інформація», «Звіти про роботу», «Описи справ постійного зберігання», «Виставки архівних документів» та «Корисні посилання».

      При відділі працює експертна комісія. На її засіданнях розглядаються положення про архів, положення про експертну комісію, інструкції з діловодства, номенклатури справ, річні розділи описів справ постійного зберігання, з кадрових питань (особового складу), тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, акти про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, надані юридичними особами, що працюють у місті.

        Відділом надаються консультації щодо складання номенклатур справ, описів справ, актів, інших питань архівної справи і діловодства працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб, громадянам. Розглядаються запити та лист від органів державної виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, юридичних осіб. Забезпечено реалізацію конституційних прав громадян на письмові звернення та особистий прийом. За рік розглядається приблизно по дві тисячі звернень. З них близько 80 % про документи з кадрових питань ліквідованих юридичних осіб щодо отримання архівних довідок про заробітну плату, стаж роботи, витягів із наказів або їх копій. 20 % – про отримання архівних довідок, копій, витягів із документів НАФ та ознайомлення з архівними справами.

      Користувачі мають можливість ознайомитися у читальному залі відділу з документами НАФ. У трудовому архіві спеціалісти Пенсійного фонду України постійно здійснюють перевірки достовірності наданих архівних довідок.

    Щорічно проводяться ознайомлювальні екскурсії для студентів Навчально-наукового інституту історії та соціогуманітарних дисциплін імені О. М. Лазаревського Національного університету «Чернігівський колегіум» імені Т. Г. Шевченка.

 

З історії Чернігівського міського державного архіву,

реорганізованого 19 червня 2002 року

в архівний відділ міської ради

 

        Для зберігання та використання архівних документів у місті 01.10.1930 створено Чернігівський міський державний архів. Головою виконавчого комітету Чернігівської міської Ради депутатів трудящих за інформацією газети «Червоний стяг» 21.07.1929 був Кудін, а 15.07.1931 – Мирон Якович Кушнарєв.

       Під час Другої світової війни з 09.09.1941 по 23.09.1943 міський державний архів не працював. Архівні документи загинули.

        26.10.1943 з метою створення документальної бази для історії ухвалено постанову № 55 Чернігівського обласного виконавчого комітету депутатів трудящих та обкому КП(б)У «Про збирання та зберігання документальних матеріалів Великої Вітчизняної війни Радянського народу проти німецьких окупантів». Постановою керівникам установ, підприємств та організацій категорично заборонено знищувати будь-які документи без дозволу Управління Державними Архівами Української РСР.

        Після звільнення міста Чернігова, під час роботи з 30.09.1943 по 16.01.1944 головою виконавчого комітету Чернігівської міської Ради депутатів трудящих Івана Даниловича Сильченка, діяльність міського державного архіву відновлено. У березні 1944 року архів вже мав у штаті 8 працівників. За даними карточного бюро на той час у місті проживало 30 тисяч жителів. Вони отримували за карточками від 300 до 650 грамів хліба на день. Якщо за переписом 1939 року у Чернігові проживало 67356 чоловік, то станом на 15 жовтня 1943 року у місті було зареєстровано 25358 осіб. З них 7405 дітей до 14 років, 4112 робітників, 2237 службовців, 279 кустарів, 269 колгоспників та 47 торговців.

        У липні 1956 року голова виконавчого комітету Чернігівської міської Ради депутатів трудящих Віктор Іванович Дусь дав дозвіл на розміщення архівосховищ з документами міського державного архіву в приміщені міської Ради депутатів трудящих. У серпні 2017 року міський голова Владислав Анатолійович Атрошенко доручив перевести архівосховища з документами НАФ архівного відділ міської ради до адміністративної будівлі комунального підприємства «Чернігівське тролейбусне управління» Чернігівської міської ради по вул. Шевченка, 50 Б.

        У 1959 році Чернігівський міський державний архів виведено із системи внутрішніх справ та підпорядковано виконавчому комітету міської Ради.

        Станом на 01.01.2002 у міському державному архіві у 178 фондах зберігалося 20725 справ, у тому числі з кадрових питань – 3042. За 18 років кількість фондів зросла до 806, а одиниць зберігання до 84357, у тому числі з кадрових питань до 56479.

        19.06.2002 на третій сесії міської ради четвертого скликання міський державний архів реорганізовано у архівний відділ та трудовий архів міської ради. 12.12.2008 рішенням сесії міської ради трудовий архів ліквідовано шляхом приєднання до архівного відділу. Визнано доцільним затвердження у структурі виконавчих органів Чернігівської міської ради архівного відділу та визначення одним із основних його завдань, крім роботи у місті по формуванню та використанню документів НАФ, централізоване тимчасове зберігання у трудовому архіві архівного відділу документів ліквідованих на території міста юридичних осіб, які не мають правонаступників.

      Розпорядженням міського голови від 24.12.2008 № 298-р кількість штатних одиниць архівного відділу з 17.02.2009 збільшено з однієї до трьох за рахунок двох штатних одиниць трудового архіву. Скорочено посади начальника та головного спеціаліста трудового архіву і утворено дві посади головних спеціалістів архівного відділу міської ради.

        16.02.2009 документи трудового архіву міської ради та приміщення по вул. Мстиславській, 8, площею 225,5 кв. м., передані архівному відділу міської ради. На зберігання надійшло 26070 справ 306 фондів. За роботу із зазначеними документами з 10.03.2009 відповідали два головних спеціаліста архівного відділу міської ради.

     Розпорядженням міського голови від 25.03.2009 № 64–р створено міський архів тимчасового зберігання документів архівного відділу міської ради та призначено відповідальним за його роботу головного спеціаліста архівного відділу міської ради.

        Розпорядженням міського голови від 16.09.2010 № 153–р змінено назву міського архіву тимчасового зберігання документів архівного відділу Чернігівської міської ради на трудовий архів архівного відділу Чернігівської міської ради.

        Розпорядженням міського голови від 07.06.2011 № 121-р «Про внесення змін до штатних розписів та граничної чисельності виконавчих органів міської ради» встановлено чисельність архівного відділу міської ради у складі чотирьох штатних одиниць та з 21.06.2011 утворено посаду заступника начальника архівного відділу. Розпорядженням міського голови від 15.11.2011 № 257-рос призначено заступника начальника архівного відділу.

        У квітні 2011 року архівному відділу для зберігання у трудовому архіві документів ліквідованих юридичних осіб міською радою надано додаткове приміщення по вул. Коцюбинського, 74, площею 108,5 кв. м. – робоча кімната та 5 сховищ. Приміщення відремонтоване, встановлено нову електропроводку та електролічильник, металеві вхідні двері, двері у сховища оббиті металом, закуплено вогнегасники. Змонтовано 19 стелажів протяжністю 253,5 погонних метри.

      Міською радою у 2012-2013 роках зроблено капітальний ремонт приміщення по вул. Мстиславській, 8. Встановлено 7 метало-пластикових вікон та металеві грати на них; проведено нову електричну проводку та встановлено 9 світильників; виконано антисептування стін водними сумішами; замінено стару дерев'яну підлогу в одному із сховищ на бетонну, облицьовано її та стіни плиткою; в інших сховищах покрашено підлогу або настелено лінолеум, побілена стеля, завершено оббиття всіх дверей металом; встановлено додаткові комбіновані стелажі на 72 погонних метри; виконано ряд інших ремонтно-будівельних робіт. Рішенням виконавчого комітету Чернігівської міської ради від 20.05.2013 № 150 затверджено кошторисну документацію «Капітальний ремонт приміщення для архівного відділу Чернігівської міської ради за адресою: м. Чернігів, вул. Мстиславська, буд. 8», яке перебуває в користуванні виконавчого комітету Чернігівської міської ради на підставі договору оренди нерухомого майна, що належить територіальній громаді м. Чернігова від 27.03.2012 № 550, загальною вартістю 128 968 грн. 86 коп.

        Розпорядженням міського голови від 13.06.2013 № 102-р «Про граничну чисельність виконавчих органів міської ради та штатні розписи» встановлено граничну чисельність архівного відділу міської ради у кількості п'яти штатних одиниць та з 01.06.2013 утворено додаткову посаду головного спеціаліста архівного відділу.

       З 01.06.2013 за роботу трудового архіву архівного відділу міської ради відповідають три посадові особи місцевого самоврядування.

      У травні 2014 року для зберігання у трудовому архіві документів ліквідованих юридичних осіб міською радою надано відділу додаткове приміщення в адміністративній будівлі комунального підприємства «Чернігівське тролейбусне управління» Чернігівської міської ради по вул. Шевченка, 50 Б. У приміщенні розміщено документи з кадрових ліквідованого Публічного акціонерного товариства «Чернігівське Хімволокно» та виборча документація.

     У серпні 2017 році до приміщення відділу по вул. Шевченка, 50 Б переміщені 16203 од. зб. НАФ із ліквідованого архівосховища № 1 по вул. Магістратська, 7. Переміщено 180 пог. м комбінованих стелажів, а також замовлено та змонтовано 144 пог. м металевих стелажів.

        У 2018 році площу відділу збільшено на 35,2 кв. м. За дорученням керівництва міської ради 05.09.2018 звільнено сховище № 2 НАФ по вул. Магістратська, 7 та переміщено 3642 справи 12 фондів до архівосховища № 1 НАФ по вул. Шевченка, 50 Б. За зазначеною адресою відділу надано робочу кімнату площею 20 кв. м на другому поверсі адміністративної будівлі Комунального підприємства «Чернігівське тролейбусне управління» Чернігівської міської ради та сходовий майданчик з першого на другий поверх. Виконано будівельно-монтажні роботи. Відремонтовано робочу кімнату площею 20 кв. м та туалет. Приміщення відділу обладнані пожежною та охоронною сигналізацією, прокладено мережу та підключено два комп’ютера до Інтернету. У архівосховищі № 1 НАФ встановлено 2 додаткові комбіновані металеві стелажі протяжністю 36 пог. м; 11 вогнегасників; 4 гігрометри психрометричні ВИТ-1 та ксерокс. Приміщення оснащені вхідними металевими дверима на основні та аварійні виходи. На вікнах встановлені металеві грати. Частково оновлено електропроводку, електролічильник та рубильник перенесено за межи архівосховищ.

        У 2019 році площу приміщень відділу по вул. Шевченка, 50 Б збільшено на 63,8 кв. м. Обладнане архівосховище № 2 НАФ. Трудовому архіву під архівосховище № 4 для зберігання виборчої документації надано підвальне приміщення площею 37,4 кв. м. Змонтовано 26 металевих стелажів протяжністю 312 пог. м. З них, для документів НАФ 14 стелажів на 204 пог. м та для трудового архіву відділу 12 стелажів на 108 пог. м. Укладено договір між міською радою та Комунальним підприємством «Чернігівське тролейбусне управління» Чернігівської міської ради щодо утримання та прибирання приміщень відділу по вул. Шевченка, 50 Б. За зазначеною адресою виконано будівельні роботи щодо створення архівосховища № 2 НАФ площею 40 кв. м. Для цього з міського бюджету виділено 299 тис. грн. Встановлено охоронну та пожежну сигналізацію у сховищі № 2 НАФ та читальному залі по вул. Шевченка, 50 Б, відремонтовано сигналізацію по вул. Мстиславська, 8. Приміщення обладнані пожежною сигналізацію «Тірас-8П1» та охоронною сигналізацією «ДЖСМ «ОКО», всі комп’ютери підключені до Інтернету. У відділі 6 комп’ютерів, 3 багатофункціональні пристрої (Сanon MF211), принтер (HP Laser1100(MS) та ксерокс (TOSHIBA E-STUDIO18).

        У листопаді 2019 року проведено діагностування та технічне обслуговування вогнегасників, закріплених за відділом. 11 вогнегасників (6 ВВК-3,5; 2 ВВК-1,4; 2 ВП-5(3); 1 ВП-2(3) розміщено у приміщеннях відділу по вул. Шевченка, 50 Б; 7 вогнегасників (2 ВВК-3,5, 4 ВВК-1.4, 1 ВП-2(3) – по вул. Мстиславська, 8; 6 вогнегасників (2 ВВК-3,5, 2 ВВК-1,4, 2 ВП5(3) – по вул. Коцюбинського, 74.

 

Історія трудового архіву відділу

 

      Чернігівський міський позавідомчий архів було створено рішенням виконавчого комітету Чернігівської міської Ради народних депутатів від 28.12.1993 № 281. Враховуючи, що прийняті на зберігання архівні документи ліквідованих організацій знаходилися в приміщенні міського державного архіву, а також зважаючи на необхідність поліпшення роботи міського державного архіву, заміни завідуючого в разі відсутності на роботі з поважних причин, а також відповідного фінансування, рішенням виконавчого комітету Чернігівської міської Ради народних депутатів від 31.01.1994 № 14 з 01.02.1994 міський позавідомчий архів ліквідовано та створено філію міського державного архіву по зберіганню та обробці архівних документів ліквідованих підприємств і організацій; внесено зміни до штатного розпису працівників апарату управління міської Ради народних депутатів, її виконавчого комітету з відділами і управліннями.

        Трудовий архів міської ради було створено шляхом реорганізації міського державного архіву у архівний відділ та трудовий архів відповідно до рішення Чернігівської міської ради від 19.06.2002 «Про структуру виконавчих органів міської ради» (третя сесія четвертого (двадцять четвертого) скликання), як структурний підрозділ міської ради без статусу юридичної особи.

     Міністерство фінансів України, проаналізувавши Примірне положення про Трудовий архів, затверджене наказом Державного комітету архівів України від 20.05.2004 № 58, дало роз’яснення, що трудовий архів не може бути виконавчим органом міської ради. Він є місцевою архівною установою.

        Для збереження позитивного досвіду роботи у місті з юридичними особами, що знаходяться у процесі ліквідації 12.12.2008 рішенням міської ради (тридцять третя сесія п'ятого скликання) трудовий архів міської ради з 16.02.2009 ліквідовано шляхом приєднання до архівного відділу міської ради.