Офіційний веб-портал
Чернігівської міської ради

Архівний відділ в межах своєї компетенції забезпечує реалізацію на території міста державної політики у сфері архівної справи і діловодства. Робота відділу здійснюється відповідно до плану розвитку архівної справи на рік, затвердженого секретарем міської ради. Щоквартально відділ звітує про результати діяльності перед керівництвом міської ради та згідно делегованих повноважень перед Державним архівом Чернігівської області.  

Відділ здійснює поповнення Національного архівного фонду документами, що мають місцеве значення; забезпечує облік та зберігання архівних справ; використання інформації з них для потреб фізичних і юридичних осіб; приймає документи з особового складу від ліквідованих установ, підприємств та організацій міста; надає архівні довідки про заробітну плату, витяги з наказів ліквідованих юридичних осіб, що передали документи з особового складу на зберігання до міської ради.

Архівний відділ Чернігівської міської ради створено 19 червня 2002 року рішенням сесії міської ради шляхом реорганізації Чернігівського міського державного архіву, який діяв у місті з 1 жовтня 1930 року. Про це на розширеній міській нараді інформував начальник архівного відділу Геннадій Крисько.

За рішенням сесії міської ради у грудні 2008 року ліквідовано трудовий архів міської ради. Документи архіву та дві посади головних спеціалістів передано до архівного відділу. З березня 2009 року трудовий архів працює у складі архівного відділу міської ради. Розпорядженням міського голови від 7 червня поточного року встановлено чисельність архівного відділу міської ради у складі чотирьох штатних одиниць та утворено посаду заступника начальника відділу.

Станом на 05 жовтня 2011 у архівному відділі Чернігівської міської ради в 474 фондах зберігається близько 56 тисяч справ. З них: в архівосховищах відділу по вулиці Магістратська, 7 на постійному зберіганні знаходиться 19278 справ з документами Національного архівного фонду 79-ти юридичних осіб міста за 1943 - 2005 роки; у архівосховищах трудового архіву архівного відділу по вулицях Мстиславська, 8 та Коцюбинського, 74 зберігаються 36360 справ з документами, що були нагромаджені у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин 395-ти ліквідованих юридичних осіб міста, з іншими архівними документами, що не належать до Національного архівного фонду і у різні роки були передані на зберігання до міської ради.

Відділом постійно уточнюються списки юридичних осіб – джерел формування Національного архівного фонду, які передають документи до архівного відділу міської ради, аналізується стан архівних справ в установах міста.

Розпорядження міського голови «Про розвиток у місті архівної справи в 2011 році» зобов’язує юридичні особи міста забезпечити посилення збереженості документів Національного архівного фонду, охорони приміщень для зберігання архівних документів, їх пожежної безпеки, надійності експлуатації будівель та надання інформації про стан забезпечення збереженості документів НАФ до архівного відділу до 1 жовтня поточного року.

У місті триває перевірка наявності, стану та руху документів Національного архівного фонду, що зберігають юридичні особи, які передають документи до архівного відділу. Перевірено документи, що зберігаються у загальному відділі міської ради, у районних у місті радах та у ряді управлінь міської ради.

До відділу звертаються для пошуку різних документів Національного архівного фонду, в основному рішень виконавчих комітетів міської за 1971 – 2003 роки та районних у місті рад до 2001 року, отримання витягів із рішень, архівних копій та довідок, консультацій з питань архівної справи та діловодства. Великий обсяг звернень стосується документів, що зберігаються у трудовому архіві.

Відділом забезпечується оперативне вирішення питань, порушених у зверненнях громадян, неухильне дотримання графіку їх прийому. У поточному році посадовими особами архівного відділу розглянуто 2110 звернень громадян та запитів соціально-правового характеру з питань отримання архівних довідок, копій, витягів з документів Національного архівного фонду та отримання архівних довідок про заробітну плату, витягів із наказів ліквідованих юридичних осіб. З них 1983 звернення вирішені позитивно, а по 127 роз’яснено, де можна отримати необхідну інформацію.

Окрім звернень громадян, до відділу у поточному році надійшло понад 200 листів та запитів юридичних осіб. У тому числі: щодо пошуку документів НАФ, розгляду документів юридичних осіб на засіданнях експертної комісії відділу та щодо документів трудового архіву. Всі звернення та запити розглянуті у встановлені законом строки.

Щорічно архівним відділом надаються консультації працівникам діловодних, експертних та архівних служб юридичних осіб міста з питань складання номенклатур справ, описів справ постійного, тривалого зберігання, з особового складу, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, з інших питань архівної справи та діловодства. У 2011 році начальником відділу надано 42 такі консультації.

Посадовим особам місцевого самоврядування, державним службовцям, краєзнавцям, працівникам правоохоронних органів, іншим відповідальним особам та жителям міста, за їх зверненнями, надаються для ознайомлення у відділі архівні справи з документами Національного архівного фонду. У поточному році 118 осіб ознайомлено у відділі з 345-ма архівними справами.

За дев’ять місяців поточного року проведено шість засідань експертної комісії архівного відділу міської ради. На засіданнях розглянуті документи 53-х юридичних осіб міста: номенклатури справ; річні розділи описів на справи з особового складу, постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання. Відділом розглянуті та схвалені акти про вилучення для знищення понад 35 тисяч справ з документами, не внесеними до Національного архівного фонду 43 юридичних осіб міста.

Для надання консультацій з питань архівної справи і діловодства, крім особистого прийому та відповідей по телефону, використовується електронна адреса архівного відділу - [email protected]. На офіційному веб-порталі Чернігівської міської ради оновлено інформацію про архівну справу і діловодство та про архівний відділ.

Архівним відділом за документами Чернігівської міської ради підготовлено та розгорнуто у робочій кімнаті відділу виставку архівних документів «Україна: серпень-вересень 1991 року» до 20-ї річниці проголошення незалежності України.

Для популяризації архівної справи у грудні 2010 року за сприяння архівного відділу підготовлено дві телепередачі про архівний відділ на міському телебаченні. Інформацію про роботу відділу та архіваріусів розміщено у газетах «Чернігівські відомості», «Деснянська правда»,  електронних засобах масової інформації:  «Високий вал», «Чернігівський монітор», «Чиста Політика».

У відділі проведено практичні заняття по курсу українське архівознавство для двох груп студентів магістратури. 30 майбутніх магістрів-істориків отримали відповіді на питання щодо архівної справи та діловодства.

Впродовж травня – червня поточного року архівним відділом забезпечено проходження навчальної практики п’яти студентів Чернігівського державного інституту економіки і управління. Під керівництвом начальника відділу проведено перевіряння наявності і стану справ з документами Національного архівного фонду, що зберігаються у архівному відділі міської ради. Перевірено наявність і стан 6330 справ у 16 фондах відділу.

Водночас, за словами Г. Криська, у сфері архівної справи міста існує ряд проблемних питань. Постійне зростання документів Національного архівного фонду та документів ліквідованих юридичних осіб, що зберігаються у архівному відділі міської ради, привело до переповнення архівосховищ та до значного збільшення обсягу звернень соціально-правового характеру. Їх розгляд вимагає постійної інтенсивної праці спеціалістів, тож обмежує виконання інших напрямків роботи з питань архівної справи та діловодства, за які відповідає відділ. В першу чергу, щодо контролю за станом архівної справи на підприємствах, в установах та організаціях міста, а також ведення облікових документів з архівної справи.

Щорічно частина юридичних осіб міста проходить процес ліквідації і за відсутності правонаступників повинна передавати свої документи архівному відділу міської ради. Якщо у 2010 році на зберігання до архівного відділу прийнято 1400 справ 18-ти ліквідованих підприємств, установ та організацій міста, то у поточному році - вже близько 7 тисяч справ 30-ти ліквідованих юридичних осіб.

Завдяки виділенню додаткового приміщення по вулиці Коцюбинського, 74 під архівосховище проблема зі сховищем для документів трудового архіву відділу на найближчий час вирішена. Проте через завантаженість сховищ архівний відділ практично вичерпав можливості приймання на зберігання документів Національного архівного фонду від підприємств, установ та організацій міста. Понад встановлені строки зберігається півтори тисячі справ, строки відомчого зберігання яких закінчені.

Існує також ряд технічних питань, що також потребують вирішення, зокрема: встановлення охоронно-пожежної сигналізації,  протипожежного інвентарю та інші.

Начальник архівного відділу звернув увагу присутніх також на основні питання архівної справи та діловодства юридичних осіб міста: щорічне затвердження номенклатури справ на наступний рік, схваленої на засіданні експертної комісії установи, погодження номенклатури  один раз на п’ять років з експертною комісією архівного відділу міської ради. Жоден документ не може бути знищений без складання відповідного акту, погодженого експертно-перевірною комісією Державного архіву Чернігівської області або експертною комісією архівного відділу міської ради, зауважив Г. Крисько.

 

Відділ зв’язків з громадськістю міської ради